Server Mail meglio averlo in casa o no?

Ho aggiornato il contenuto della pagina il 6 Marzo 2014

Quante volte una azienda o piccolo ufficio, si è chiesto se è meglio avere un server mail in casa o presso un internet provider? Qual’è la scelta migliore?

Non c’è una soluzione precisa ovviamente, di certo averlo in casa è molto più impegnativo, avere un server mail gestito in proprio comporta costi ben superiori alla soluzione in outsourcing, per i motivi che vediamo di seguito. Per esempio se la finalità è utilizzare un indirizzo PEC (Posta Elettronica Certificata), la scelta è semplicissima, ci si deve affidare ad un internet provider esterno e certificato.

Infatti per fornire indirizzi email PEC è necessario avere requisiti particolari, tra cui avere un capitale sociale di 1 milione di euro. Questo è fortemente selettivo.

Analizzando invece la normale email. Per sapere quale soluzione è indicata è complicato saperlo con pochi dati disponibili, nella maggior parte dei casi, avere un server in casa aumenta i costi di gestione, responsabilità sul servizio e competenze adeguate, bisogna tenere presente almeno i seguenti costi annui, per una soluzione “in casa”:

Connessione almeno ADSL, disponibile in ufficio, normalmente già  presente in azienda, servirà  però almeno una ADSL con due indirizzi ip statici e pubblici. Il costo di una ADSL con ip statici e pubblici è poco superiore ad una normale ADSL, ma questo costo in più sarebbe comunque giustificabile e facilmente sostenibile anche per una piccola azienda a conduzione familiare.

Un PC che funga da server, sia esso Linux che Windows. Sul tipo di PC tutto dipende dall’importanza che ha il servizio E-Mail nell’azienda. Per esempio se è fondamentale avere sempre disponibile il servizio, si deve prevedere un server ben fatto, per esempio con doppio alimentatore, due dischi, due processori, ecc..
Insomma il costo può variare dai 250 euro ad oltre 2900 euro. Bella differenza!

Windows o Linux? Qui a prima vista si potrebbe pensare ad una scelta solo di tipo economica. Erroneamente si potrebbe infatti pensare che la licenza del Sistema Operativo Microsoft Windows 2003 server WEB, costi rispetto alle distribuzioni Linux che sono gratuite.
E’ vero in parte, anche se a conti fatti, in molte condizioni costa più Linux che Windows relativamente ai costi di gestione. Ormai il sistema operativo più usato + Windows, in una azienda si trova questo sistema operativo. E’ quindi possibile dopo aver acquistato il server e pagato i costi di START-UP di un tecnico-consulente, affidare poi al personale interno la gestione del server mail. Questo vuol dire risparmiare sul personale, per esempio lo stipendio di un tecnico ulteriore o un canone di abbonamento per la gestione del server ad una ditta esterna. Avere un server LINUX invece implica conoscenze più approfondite e di conseguenza personale specializzato. In altre parole Linux alla lunga ha costi di gestione e assistenza più alti rispetto a Windows. Le prestazioni dei due server, sono praticamente simili, ovviamente è necessario avere un volume di traffico enorme per “notare” una differenza, altrimenti sono performanti allo stesso modo.

Avendo un sistema relativamente complesso, come un server mail, è necessario adeguarsi alle normative e leggi in materia, che incidono sui costi. Un Server Mail, va protetto anche fisicamente, questo vuol dire comprare un armadio rack, avere disponibile un stanza non aperta al pubblico, avere una protezione antivirus, anti-spam, controllo intrusioni, nominare e pagare un responsabile sulla sicurezza informatica, aggiornare un DPS (Documento Programmatico sulla Sicurezza).
Insomma tutti costi che incidono enormemente. Avere un server di posta in casa quindi quando conviene?Principalmente solo se la riservatezza della posta elettronica è fondamentale per il core business dell’azienda, o se si ha già all’interno una struttura informatica adeguata.
Per esempio una stanza chiusa al pubblico, chiusa a chiave, con porta blindata e antifurto non si trova disponibile in tutte le aziende. Se si ha personale informatico interno è una caratteristica che ha il suo peso o se si vuole avere un controllo esperto, è necessario affidarsi a personale esterno, ma con contratti precisi.

Negli anni, ho gestito diverse strutture medio grandi, che avevano un loro server mail interno. Ho gestito aziende di logistica, al cui interno non erano presenti informatici e questo creava non pochi problemi. Gestivo il server windows da remoto con una connessione ISDN. L’azienda voleva un sistema interno di gestione email, per garantire la riservatezza. Ho gestito aziende con sistemi Linux, con server ormai datati, il mio primo compito è stato quello di aggiornare hardware e software prima di poter gestire e ottimizzare il servizio.

Ovviamente gestire email aziendali è un compito che da non pochi grattacapi, alcuni server mail di Internet Provider che gestisco, hanno problematiche enormi, non è facile ottimizzare il controllo antivirus, antispam, liste RBL e ogni altra problematica quando un server gestisce 100.000 email ogni 24 ore.

In fin dei conti avere un server mail in casa ha un costo annuo di circa: 1200 euro per il costo della licenza (se si utilizza windows)1200 euro circa ADSL (come canone annuo) 400 euro annue per l’acquisto degli aggiornamenti delle licenze e degli antivirus

Consumo energia elettrica
Totale annuo: 2800/3000 euro/anno.

Ovviamente vanno sommati i costi di un tecnico. Che possono essere 400/mese minimo se gestiti in outsourcing. Il costo medio quindi e’ di circa: 600/700 euro/mese. Stiamo parlando di costo minimo ovviamente. Se si considera che un provider in media vende le proprie caselle email ad un costo di 30/40 euro, con 8000 euro annuo paga tranquillamente: 200 caselle email/anno.

Il mio consiglio ovviamente è quello di centralizzare tutti i servizi sulla struttura interna che offre il servizio email. Per esempio consiglio la gestione dei backup dei PC aziendali, oppure un server web interno, o un sistema CMR interno. Insomma avendo e pagando una struttura interna va sfruttata il più possibile.

Note sulla modalità di scrittura del post
Questo articolo è stato scritto da me, senza alcun aiuto dai sistemi di intelligenza artificiale, quali OpenAI, ChatGPT e simili.